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Idiomas empresa: Carta de contestación

La carta de respuesta a una solicitud de información debe ser breve, directa y educada. En ella no sólo confirma que Vd. puede suministrar el producto/servicio solicitado, sino también proporciona información sobre su empresa, su eficacia y su fe en el producto. Su objetivo es captar clientes y vender.

carta contestación

La respuesta comienza con una corta frase de entrada agradeciendo la carta de solicitud de información y debe suministrar toda la información solicitada, haciendo referencia a los catálogos, listas de precios, muestras, etc. que se envíen por correo separado. En estas cartas se incluyen también los presupuestos, precios, coste de transporte y seguro, visitas de representantes, descuentos, métodos de pago, y los términos fijos y negociables.

En caso de que no pueda ofrecer exactamente lo que se ha solicitado, sugiera una alternativa.

Concluya con un par de frases animando al cliente a hacer negocios con su empresa.

 Explicación del contenido y función de cada una de las secciones

(a)
Confirmación de la recepción de la carta solicitando información, normalmente agradeciendo al cliente su interés. Es necesario mencionar la fecha de la carta enviada por el cliente potencial y cualquier otra referencia que aparezca.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

(b)
Información solicitada incluyendo una referencia a muestras, catálogo y cualquier otro elemento que se envíe de forma separada.
Confirmación de que puede proporcionar al
cliente lo que pide: envío de catálogos, detalles del producto, muestras, listas de precios, prospectos, etc.
Información de que no puede proporcionar lo solicitado y sugerencia de una alternativa.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

(c)
Información sobre detalles y condiciones de la transacción:

  • Métodos de pago
  • Descuentos
  • Condiciones de la oferta
  • Condiciones de entrega y de transporte
  • Información adicional, que el futuro cliente no ha solicitado, siempre que sea relevante.

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

(d)
Párrafo de despedida, en el que puede dar las gracias de nuevo, animar al cliente a establecer relaciones comerciales e invitarle a que solicite más información si la necesita.

  • Petición de confirmación del pedido o animar al cliente a hacer un pedido
  • Disculpas por algún error
  • Invitación a solicitar más información
  • Fórmulas de despedida e invitación a iniciar relaciones comerciales

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

Information from: http://www.inglescomercial.net/cartas.htm

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