Aunque en comercio internacional no son frecuentes los retrasos en los pagos, ya que los proveedores insisten en formas de pago seguras (pagos por adelantado, a las vista de documentos o por crédito documentario), siempre hay algún cliente que por razones justificadas o injustificadas se demora en efectuar el pago del pedido recibido.
En este caso, el proveedor le recuerda por medio de una llamada o mejor de una carta que debe efectuar el pago. Si no hay respuesta a esta primera reclamación, se enviará una segunda y si, como rara vez ocurre, el cliente moroso tampoco responde, entonces se procede a una tercera carta de reclamación de pago.
El estilo y tono de estas cartas depende del tipo de cliente que sea, de si ya es reincidente y de cuánto se ha demorado el pago.
En cada una de las siguientes secciones encontrará modelos para cada una de estas cartas.
1. Esta carta suele escribirse en tono educado y acompañada de una copia de la factura pendiente. No se muestra enojo ni dudas sobre la intención del cliente por la morosidad.
Explicación del contenido y función de cada una de las secciones
(a)
Breve mención del impago concreto detectado por el vencimiento de una cuenta pendiente.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
(b)
Requerimiento del pago en un plazo determinado.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
2. Si pasado un tiempo razonable el cliente no ha respondido a la primera carta de reclamación de pago, ni ha pagado todavía, habrá que enviarle una segunda carta antes de tomar medidas legales.
Explicación del contenido y función de cada una de las secciones
(a)
Mención del aviso de requerimiento anterior.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
(b)
Insistir en que el pago debe hacerse en un plazo determinado o inmediatamente.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
3. Esta carta suele ser de tono más firme para presionar al cliente a pagar.
Explicación del contenido y función de cada una de las secciones
(a)
Mencionar de nuevo la situación de la deuda contraída y las reclamaciones anteriores.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
(b)
Manifestar que ya se ha esperado suficiente tiempo y no se puede demorar más el pago.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
(c)
Comunicar al cliente que se van a tomar otras medidas, incluso legales, en caso de que no se satisfaga el pago.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
(d)
Por si acaso el deudor ha efectuado ya el pago cuando reciba la carta, se añade una línea de disculpa.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
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