Idiomas empresa: Carta de solicitud de un pedido

La carta que acompaña a un primer pedido comienza con una breve referencia al método utilizado para conocer el producto que se solicita. Si no se trata de un primer pedido, la carta puede iniciarse directamente con una referencia directa al pedido incluyendo los detalles de los productos requeridos (cantidad, calidad, nº de catálogo, empaquetado, etc.) y condiciones acordadas para la compra.

En ambos casos, la carta puede incluir un párrafo indicando qué productos alternativos serían aceptables en el caso de que no hubiera alguno disponible.

Las cartas responden a dos tipos:

cartas que NO incluyen una hoja de pedido sino que éste se realiza en el propio cuerpo de la carta.

PALACIO & COSTELL
Importers of men´s sportwear
Avenida Tres Ríos nº 123
50029 Zaragoza (Spain)
Phone : +34 976 444879
Fax : +34 976 960540
pacos@zaragoz.com

Malcolm Redbury
45 Trumpinton Road
Sallysbury, BA 116
UK

24th September 2007

Dear Sirs,
Muy señores nuestros:

(a)
Thank you for your letter of 21 September. As you will already know, your Ms B. Wilkins called on us last week and left some samples. We think that the quality and design are suitable for our market needs, and
Gracias por su carta del 21 de septiembre. Como ya sabrán, Ms Wilkins nos visitó la semana pasada y nos dejó algunas muestras. Pensamos que la calidad y el diseño son apropiados para nuestras necesidades y

(b)
we are prepared to order the following as a trial order:
estamos dispuestos a hacer el siguiente pedido:

60 golf collared T-shirt (white) (size XL), catalogue n. 7
60 camisetas de cuello golf (blancas) (talla XL), catálogo n. 7

30 golf collared T-shirt (pale blue) (size L), catalogue n. 12
30 camisetas de cuello golf (azules claras) (talla L), catálogo n. 12

20 golf standard T-shirt shirts (yellow) (size L), catalogue n. 21
20 camisetas de golf estándar (amarillas) (talla L), catálogo n. 21

50 golf standard T-shirt shirts (white) (size XL), catalogue n. 17
50 camisetas de golf estándar (blancas) (talla XL), catálogo n. 17

(c)
Please remember that our order is placed provided you can guarantee delivery before 30 November.
Por favor, recuerden que hacemos el pedido siempre y cuando puedan garantizarnos la entrega antes del 30 de noviembre.

(d)
If numbers 12 and 17 are not available for immediate delivery, as Ms Wilkins suggested might occur, please send us nos. 13 and 18 instead.
Si los números 12 y 17 no los tienen disponibles para entrega inmediata, como Ms Wilkins dijo que podría ocurrir, envíennos, por favor, los números 13 y 18 en su lugar.

(e)
As soon as we receive your confirmation and pro-forma invoice, we will arrange for settlement by banker´s transfer.
Tan pronto como recibamos su confirmación y su factura pro-forma, saldaremos la liquidación por transferencia bancaria.

Looking forward to hearing from you
Esperando sus noticias.

Yours faithfully,
Atentamente:

PALACIO & COSTELL

– cartas que acompañan a una hoja de pedido.

Ramírez y López
Polígono Industrial Cuarte de Huerva
Nave 121 B
50020 Zaragoza (Spain)
Phone:+34 976 333333
Fax: +34976 887999
ralope@zaragoz.com

13th March 2007

John Adams
345 Stratton Road
Newsbury, BA 165
UK

Dear Sir,
Muy señor nuestro:

(a)
Thank you for your letter of 11 March enclosing your catalogue and price-list.
Gracias por su carta del 11 de marzo en la que adjuntaba su catálogo y lista de precios.

(b)
Please find enclosed our order, No. MJ2187, for women´s and girl´s sweaters in assorted sizes, colours, and designs.
Adjuntamos nuestro pedido, nº MJ2187 de jerseys para mujer y niña en diferentes tallas, colores y diseños.

(c)
We have decided to accept the 15% trade discount you offered and terms of payment viz. documents against payment, but would like these terms reviewed in the near future.
Hemos acordado aceptar el 15% de descuento que ustedes ofrecían y las condiciones de pago contra entrega de documentos, pero nos gustaría que las condiciones se revisaran en un futuro próximo.

Would you please send the shipping documents and your sight draft to Banco del Norte Agencia urbana 12 50007 Zaragoza (Spain).
Podrían mandarnos los documentos de embarque y su letra a la vista al Banco del Norte Agencia urbana 12 50007 Zaragoza (Spain).

(d)
If you do not have any of the listed items in stock, please do not send substitutes in their place.
Si no tienen existencias de los artículos solicitados, no nos envíen sustitutos en su lugar.

(e)
We would appreciate delivery within the next six weeks, and look forward to your acknowledgement.
Nos gustaría que la entrega se hiciera dentro de las seis próximas semanas.

Looking forward to hearing from you
A la espera de recibir su pedido.

Yours faithfully,
Atentamente:

I. Ramírez

Habitualmente cuando un cliente va a realizar un pedido ya se ha llevado a cabo un proceso de intercambio de información entre el vendedor y el comprador que ha proporcionado a éste todos los datos precisos para poder llevar a cabo su solicitud conociendo todas las condiciones de la transacción y los precios del producto.

Antes de realizar un pedido, es conveniente tener en cuenta los siguientes consejos:

– Es necesario ser muy concretos y precisos dado que un mínimo error en una cifra, o en el número de referencia de un catálogo, o en la cantidad solicitada puede ocasionar problemas de muy difícil solución.

– Aunque es frecuente que los pedidos se realicen cumplimentando un impreso que la empresa vendedora tiene diseñado (ver un ejemplo), esrecomendable acompañarlo de una carta, muy especialmente si se trata de una primera compra y en el caso de que el impreso para la solicitud de pedidos no contemple apartados en los que se puedan incluir datos que el comprador considera necesario recordar.

 

Explicación del contenido y función de cada una de las secciones

(a)
Esta sección presenta dos opciones:

Opción a1) En el caso de que se trate de un primer pedido: Breve referencia a la visita de un representante, a un anuncio comercial o catálogo, a una muestra o a correspondencia previa con el vendedor, es decir, al método utilizado para conocer el producto que se solicita. En el caso de referirse a correspondencia previa, mencionar la fecha de la última carta recibida e incluir las referencias que ésta contuviera.

Opción a2) La primera sección puede omitirse si existen contactos previos que ya han aclarado suficientemente los detalles iniciales. En este caso, iniciar la carta con sección b)

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

(b)
Referencia a que la carta tiene como objetivo realizar un pedido. Esta sección puede utilizarse como inicio de la carta, como ya se ha indicado en el apartado a)

b1) Si la carta viene acompañada de una hoja adjunta con el pedido, este apartado se limita a hacer referencia a ello.

b2) Si el pedido se realiza en el cuerpo de la carta, esta sección debe precisar cuidadosamente todos los detalles necesarios sobre el producto solicitado para evitar errores.

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

(c)
Información sobre todos aquellos aspectos del pedido que se considere necesario especificar o recordar, especialmente si no se utiliza una hoja o formulario de pedido o si ésta no permite concretar los detalles que nos interesan:

  • sobre el método de pago
  • sobre los descuentos ofrecidos por el vendedor
  • sobre la calidad del producto
  • sobre la fecha de entrega
  • sobre el medio de transporte para el envío
  • sobre el empaquetado o embalaje

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

(d)
Referencia a la disponibilidad (o no) de aceptar productos alternativos a los solicitados en caso de que estuviesen agotados o existieran dificultades para su envio en la fecha acordada.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

(e)
Párrafo de despedida
Esta sección puede servir para recordar al vendedor:

  • la urgencia del pedido
  • la necesidad de confirmación de recepción del mismo
  • el nombre del interlocutor para futuros contactos
  • la posibilidad de que haya un futuro pedido si el resultado del que se está realizando es positivo
  • o cualquier otro aspecto que el comprador desee resaltar.

En caso de no ser necesario ninguno de estos aspectos, concluir la carta con una de las frases habitualmente utilizadas para despedidas formales.

Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…

Information from: http://www.inglescomercial.net/cartas.htm

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