La carta que acompaña a un primer pedido comienza con una breve referencia al método utilizado para conocer el producto que se solicita. Si no se trata de un primer pedido, la carta puede iniciarse directamente con una referencia directa al pedido incluyendo los detalles de los productos requeridos (cantidad, calidad, nº de catálogo, empaquetado, etc.) y condiciones acordadas para la compra.
En ambos casos, la carta puede incluir un párrafo indicando qué productos alternativos serían aceptables en el caso de que no hubiera alguno disponible.
Las cartas responden a dos tipos:
– cartas que NO incluyen una hoja de pedido sino que éste se realiza en el propio cuerpo de la carta.
Malcolm Redbury 24th September 2007 Dear Sirs, (a) (b) 60 golf collared T-shirt (white) (size XL), catalogue n. 7 30 golf collared T-shirt (pale blue) (size L), catalogue n. 12 20 golf standard T-shirt shirts (yellow) (size L), catalogue n. 21 50 golf standard T-shirt shirts (white) (size XL), catalogue n. 17 (c) (d) (e) Looking forward to hearing from you Yours faithfully, PALACIO & COSTELL |
– cartas que acompañan a una hoja de pedido.
|
Ramírez y López 13th March 2007 John Adams Dear Sir, (a) (b) (c) Would you please send the shipping documents and your sight draft to Banco del Norte Agencia urbana 12 50007 Zaragoza (Spain). (d) (e) Looking forward to hearing from you Yours faithfully, I. Ramírez |
Habitualmente cuando un cliente va a realizar un pedido ya se ha llevado a cabo un proceso de intercambio de información entre el vendedor y el comprador que ha proporcionado a éste todos los datos precisos para poder llevar a cabo su solicitud conociendo todas las condiciones de la transacción y los precios del producto.
Antes de realizar un pedido, es conveniente tener en cuenta los siguientes consejos:
– Es necesario ser muy concretos y precisos dado que un mínimo error en una cifra, o en el número de referencia de un catálogo, o en la cantidad solicitada puede ocasionar problemas de muy difícil solución.
– Aunque es frecuente que los pedidos se realicen cumplimentando un impreso que la empresa vendedora tiene diseñado (ver un ejemplo), esrecomendable acompañarlo de una carta, muy especialmente si se trata de una primera compra y en el caso de que el impreso para la solicitud de pedidos no contemple apartados en los que se puedan incluir datos que el comprador considera necesario recordar.
Explicación del contenido y función de cada una de las secciones
(a)
Esta sección presenta dos opciones:
Opción a1) En el caso de que se trate de un primer pedido: Breve referencia a la visita de un representante, a un anuncio comercial o catálogo, a una muestra o a correspondencia previa con el vendedor, es decir, al método utilizado para conocer el producto que se solicita. En el caso de referirse a correspondencia previa, mencionar la fecha de la última carta recibida e incluir las referencias que ésta contuviera.
Opción a2) La primera sección puede omitirse si existen contactos previos que ya han aclarado suficientemente los detalles iniciales. En este caso, iniciar la carta con sección b)
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
(b)
Referencia a que la carta tiene como objetivo realizar un pedido. Esta sección puede utilizarse como inicio de la carta, como ya se ha indicado en el apartado a)
b1) Si la carta viene acompañada de una hoja adjunta con el pedido, este apartado se limita a hacer referencia a ello.
b2) Si el pedido se realiza en el cuerpo de la carta, esta sección debe precisar cuidadosamente todos los detalles necesarios sobre el producto solicitado para evitar errores.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
(c)
Información sobre todos aquellos aspectos del pedido que se considere necesario especificar o recordar, especialmente si no se utiliza una hoja o formulario de pedido o si ésta no permite concretar los detalles que nos interesan:
- sobre el método de pago
- sobre los descuentos ofrecidos por el vendedor
- sobre la calidad del producto
- sobre la fecha de entrega
- sobre el medio de transporte para el envío
- sobre el empaquetado o embalaje
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
(d)
Referencia a la disponibilidad (o no) de aceptar productos alternativos a los solicitados en caso de que estuviesen agotados o existieran dificultades para su envio en la fecha acordada.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
(e)
Párrafo de despedida
Esta sección puede servir para recordar al vendedor:
- la urgencia del pedido
- la necesidad de confirmación de recepción del mismo
- el nombre del interlocutor para futuros contactos
- la posibilidad de que haya un futuro pedido si el resultado del que se está realizando es positivo
- o cualquier otro aspecto que el comprador desee resaltar.
En caso de no ser necesario ninguno de estos aspectos, concluir la carta con una de las frases habitualmente utilizadas para despedidas formales.
Posibles expresiones que puede utilizar en esta sección…
Information from: http://www.inglescomercial.net/cartas.htm
Comentarios recientes